Le plan de conservation partagée en médecine et odontologie (PCMed), a été lancé en 2005 par la BIU Santé,  pilote scientifique, et le CTLes (Centre Technique du Livre de l’enseignement supérieur), opérateur et co-pilote. Désormais, 26 bibliothèques de santé y participent.

Le PCMed, initialement régional (Ile-de-France), est devenu, en2018, national.

Les PCPP sont soutenus financièrement par CollEx-Persée (Collections d’excellence pour la recherche), infrastructure de recherche en information scientifique et technique, qui a pour objectif de faciliter l’accès et de favoriser l’usage des collections de bibliothèques par les chercheurs.

Partage d’expérience

Au SCD de l’université de Caen Normandie,  la BU Madeleine Brès est le premier établissement en dehors d’Ile-de-France à avoir rejoint le PCMed.

Elle nous livre son expérience :

« En juin 2017, lors de la première journée nationale des bibliothécaires et documentalistes en santé à Paris, Jean-Louis Baraggioli, alors directeur du CTLes,  a présenté le plan de conservation partagé en médecine (PCMed) en annonçant que ce plan, jusque-là limité  à l’Île-de-France, allait être ouvert aux BU des autres régions françaises. »

Cette extension « inscrit la politique de conservation des périodiques (et, plus à la marge, les choix d’abonnements) dans une perspective nationale, le bon échelon pour travailler sur la longue durée. »

« Déjà, en 2014, la  bibliothèque Madeleine Brès s’était appuyée sur les acquisitions définitives d’archives numériques de  périodiques scientifiques (licences nationales) pour effectuer les désherbages rendus nécessaires par le déménagement de la bibliothèque et son arrivée dans un bel écrin, aux capacités de stockage toutefois moindres. »

Auteur de Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections, Claudine Lieber met l’accent sur cette notion longtemps taboue : « sur le plan pratique, la conservation partagée permet d’éliminer sans état d’âme, en toute sécurité et sérénité, en sachant que le document dont on se sépare ou son double est conservé et accessible dans un environnement immédiat, ou presque immédiat. Par là même, on gère mieux les espaces dont on dispose. […] ; sur le plan éthique : s’associer pour conserver, c’est conserver mieux et davantage, c’est aussi contribuer à l’étendue de la couverture documentaire. »

A quoi sert un plan de conservation partagée des périodiques ?

Un PCPP permet de créer un réseau de bibliothèques partenaires se partageant la conservation des titres fondamentaux.  Il a pour but de constituer des collections de périodiques imprimés de référence, exhaustives, en bon état et bien référencées.

« En rejoignant le PCMed, l’objectif était de concentrer les efforts de conservation sur quelques titres pour lesquels nos orientations documentaires et nos états de collection nous positionnaient légitimement et d’acquérir une plus grande liberté dans la gestion des autres revues, surtout pour les archives les moins demandées.

« Le PCMed répondait donc à un double objectif :  mieux gérer nos collections de revues imprimées tout en nous inscrivant dans un effort de conservation national et concerté. »

Cohérence cartographique, au plan régional comme national, visibilité et accessibilité de la documentation, sur place ou à distance avec le Prêt entre bibliothèques (PEB), gain de place pour les bibliothèques : tels sont  les objectifs matériels, intellectuels et économiques des PCPP .

Méthodologie d’entrée dans le plan

« Pour nous aiguiller dans notre positionnement, notre premier travail a consisté à établir une typologie de nos collections vis-à-vis des titres présents dans le PCMed. »

La réflexion préparatoire à l’entrée dans un Plan s’accompagne d’un travail matériel sur les collections, pour lequel le CTLes a conçu des fiches d’aide méthodologique : récolement, métrage, vérification de l’état des fascicules, indispensable pour obtenir une vision précise des fonds de la bibliothèque, puis signalement dans la notice d’exemplaire du Sudoc (à l’aide du logiciel professionnel WiniBW), positionnement (pôle ou membre) et transferts de collections, par dons entrants, dons sortants ou échanges.

Toutes ces données seront reportées dans la base commune de gestion de la conservation partagée des périodiques (PMB), gérée par le CTLes .

« Le choix des titres sur lesquels nous nous positionnons comme pôle de conservation a logiquement porté en premier lieu sur les revues normandes présentes dans nos collections, mais aussi sur quelques abonnements courants peu ou pas du tout représentés dans le PCMed, tels que la revue Aphasiology, une revue de neurologie utilisée pour la recherche par les orthophonistes ainsi que des titres de médecine du sport. »

Une bibliothèque participant à un PCP a, pour chaque titre, le choix de se positionner comme pôle de conservation ou simplement membre.

« Pour les titres sur lesquels nous choisissons le statut de membre, nous avons choisi des périodiques déjà représentés dans le PCMed et pour lesquels nos états de collection étaient suffisamment complets pour nous permettre de jouer un rôle dans la conservation de la revue.  Quand un nombre important d’établissements provinciaux aura rejoint le PCMed et que son fonctionnement à l’échelle national sera parfaitement rodé, nous nous autoriserons à faire évoluer ce positionnement pour devenir pôle de conservation sur de nouveaux titres. »

Les ressources humaines

« L’intégration de la BU Madeleine Brès est menée opérationnellement par les deux agents du service des périodiques. Ils choisissent les titres à intégrer au PCMed, suivent la gestion physique en magasin puis la saisie des données dans le Sudoc et la base de gestion du plan. »

Sont également mobilisés, entre autres : « le responsable de la bibliothèque et la responsable du centre régional du Sudoc PS, dont l’aide précieuse pour toutes les questions techniques de gestion et comparaison de fichiers s’est avérée essentielle. »

Quel bilan ?

« Outre une meilleure répartition de la charge de la conservation sur l’ensemble du territoire dans le domaine de la médecine, l’élargissement du plan au niveau national permet également aux établissements qui le rejoindront d’enrichir le corpus avec des titres plus spécialisés : deux revues pour lesquelles le SCD de Caen souhaite se positionner en tant que pôle de conservation seront ainsi ajoutées au corpus courant 2019. »

L’action conjointe du CTLes, de Collex-Persée, des établissements pilotes des plans de conservation participe à la performance de la recherche française en développant des services au plus près des besoins des chercheurset en facilitant l’accès aux gisements documentaires des bibliothèques et institutions patrimoniales.

Au final, l’organisation en réseau de la conservation des périodiques se révèle un atout national pour les bibliothécaires comme pour le public.

Rejoindre le PCPP, comme l’a fait le SCD de Caen, contribue à une évolution déjà bien partagée dans différentes disciplines (droit, langue, littérature et civilisation germaniques, italiennes, mathématiques, Moyen-Âge, philosophie, physique, physique appliquée, astronomie, astrophysique, sciences de l’Antiquité…) et inaugurée en médecine.

Nous remercions les bibliothécaires de Caen pour leur témoignage :

Carole Brier, responsable de centre du Sudoc PS

Louise Daguet, responsable du département des ressources documentaires du SCD de Caen Normandie

Anthony Moalic, responsable de la BU Madeleine Brès

Denis Nothias, service des périodiques BU Madeleine Brès

Contact : bibliotheque@unicaen.fr

Emmanuelle Prévost